Custo de funcionário CLT na PME: quanto sai de verdade

O custo de funcionário CLT quase nunca coincide com o número escrito na carteira. Um salário de R$ 3.000 vira R$ 3.984,67 por mês numa empresa do Simples Nacional (Anexos I, II e III) e R$ 4.945,00 no Lucro Presumido, antes de vale-refeição, transporte ou plano de saúde. A diferença vem de 13º salário, férias, FGTS, multa rescisória e, fora do Simples, das contribuições previdenciárias patronais.

Este guia monta a conta passo a passo, com premissas explícitas, para que o dono de uma PME consiga decidir se cabe uma contratação no caixa. Os percentuais seguem a legislação (CLT, Constituição, Lei do FGTS e Lei Complementar 123/2006), mas cada empresa tem particularidades de convenção coletiva e de enquadramento. Este conteúdo é educativo e não substitui o contador ou o advogado trabalhista.

Os componentes do custo de um CLT

O salário combinado é só a primeira camada. O empregado registrado gera obrigações que aparecem em meses diferentes, e esse descompasso engana o fluxo de caixa. Quem olha apenas a folha do mês acha que gasta R$ 3.000. A empresa, porém, já está devendo parte do 13º, das férias e da multa do FGTS.

Os itens abaixo formam o custo mínimo de um empregado, em qualquer regime tributário:

Salário bruto: o valor contratado, antes dos descontos do empregado (INSS e IRRF).
13º salário: 1/12 do salário por mês trabalhado, pago em duas parcelas até 20 de dezembro.
Férias: 1/12 do salário por mês, pagas com o adicional de um terço previsto no artigo 7º da Constituição Federal.
FGTS: depósito mensal de 8% sobre a remuneração, conforme a Lei 8.036/1990. A base inclui 13º, férias e o terço constitucional.
Multa do FGTS: 40% sobre o saldo, devida apenas na dispensa sem justa causa.

Outros itens dependem do regime. No Simples dos Anexos I a III, a contribuição previdenciária patronal já está dentro do DAS. Fora do Simples, entram o INSS patronal de 20%, o RAT (de 1% a 3%, conforme o risco da atividade) e as contribuições a terceiros, que somam cerca de 5,8% para a maioria das atividades, mas variam por enquadramento.

Para aprofundar a lógica do 13º, leia o guia de 13º salário na PME: provisão de caixa e encargos. Ele mostra como evitar o aperto de dezembro.

A conta no Simples Nacional, linha a linha

Considere uma hipótese ilustrativa: um auxiliar administrativo com salário de R$ 3.000, contratado por uma empresa do Simples enquadrada nos Anexos I, II ou III. Não se trata de um caso real, e sim de um cenário para mostrar a aritmética.

A provisão mensal, item por item, fica assim:

Item	Cálculo	Valor mensal (R$)
Salário bruto	Contratado	3.000,00
Provisão de 13º	3.000 ÷ 12	250,00
Provisão de férias	3.000 ÷ 12	250,00
Terço constitucional	250 ÷ 3	83,33
FGTS (8%)	8% × (3.000 + 250 + 333,33)	286,67
Subtotal		3.870,00
Provisão da multa de 40%	40% × 286,67	114,67
Total provisionado		3.984,67

O resultado equivale a 1,33 vez o salário. Se a empresa não provisionar a multa porque espera nunca demitir, o custo cai para R$ 3.870,00 (1,29 vez). Provisionar é mais seguro: a multa só aparece na rescisão, mas o risco existe desde o primeiro mês.

Repare num detalhe que costuma escapar: o FGTS de 8% incide sobre R$ 3.583,33, e não sobre R$ 3.000. A base inclui 13º, férias e terço. Quem calcula 8% sobre o salário nominal subestima o depósito em R$ 46,67 por mês.

flat illustration of a salary slip splitting into layers representing vacation, thirteenth salary and savings fund

A contribuição patronal não aparece como linha separada porque, nos Anexos I, II e III, a Lei Complementar 123/2006 a inclui no DAS. Mas atenção: contratar mais gente aumenta o faturamento e a folha, o que pode mexer na alíquota efetiva e no Fator R. Esse ponto é decisivo para serviços, e o guia sobre o Fator R no Simples Nacional explica a conta.

A conta fora do Simples: Lucro Presumido e Real

Empresas fora do Simples recolhem a contribuição patronal separadamente. Mantendo o mesmo salário de R$ 3.000, a base previdenciária passa a ser R$ 3.583,33 (salário, 13º, férias e terço). Sobre ela incidem:

INSS patronal: 20%.
RAT: 1% (adote 1% no exemplo; atividades de maior risco pagam até 3%).
Terceiros: 5,8% como referência para a maioria das atividades.

A soma é de 26,8% sobre R$ 3.583,33, ou R$ 960,33 por mês. Adicionada ao total do Simples, a conta fecha assim:

Regime	Custo mensal por funcionário (R$)	Múltiplo do salário
Simples, Anexos I a III	3.984,67	1,33
Lucro Presumido ou Real (RAT de 1%)	4.945,00	1,65
Diferença	960,33	0,32

Em uma equipe de três pessoas com o mesmo salário, a diferença anual chega a R$ 34.571,88. Calcule: três funcionários custam R$ 11.954,01 por mês no Simples (R$ 143.448,12 por ano) e R$ 14.835,00 fora dele (R$ 178.020,00 por ano). Esse valor pesa na hora de comparar regimes, e vale conferir também o guia sobre pró-labore e distribuição de lucros, porque a remuneração dos sócios também entra na folha.

Faça a simulação completa antes de migrar de regime. A folha é só uma parte da comparação: a carga sobre a receita costuma pesar mais. Mas ignorar os R$ 960 por funcionário leva a decisões erradas, principalmente em negócios intensivos em mão de obra.

Anexo IV e outras exceções

Nem todo optante do Simples tem a contribuição patronal embutida no DAS. As atividades do Anexo IV (como construção civil, vigilância e limpeza) recolhem a contribuição patronal previdenciária à parte, conforme a Lei Complementar 123/2006. Nesse caso, a conta se aproxima da do Lucro Presumido, sem as contribuições a terceiros, que o Simples dispensa.

Outras situações mudam o resultado:

Aprendiz: o FGTS cai para 2%, o que reduz bastante o custo e ajuda a cumprir a cota legal.
Convenção coletiva: pode fixar piso, adicional, vale-alimentação obrigatório e contribuição sindical patronal.
Adicionais: insalubridade, periculosidade, horas extras e adicional noturno aumentam a base de todos os encargos acima.
Atividade com desoneração: alguns setores têm regras próprias para a contribuição previdenciária. Confirme com o contador antes de usar qualquer percentual de blog.

Fontes comerciais divergem em pontos como o enquadramento do Anexo V. Por isso, trate os percentuais deste artigo como premissas de partida e confirme o seu caso com a contabilidade, que conhece o CNAE e o enquadramento exatos.

Benefícios e custos que ficam fora da conta básica

A conta de R$ 3.984,67 não inclui nada além do mínimo legal. Na prática, o custo sobe com itens que muitas vezes estão na convenção coletiva ou na política da empresa:

Vale-transporte: o empregado paga até 6% do salário; a empresa cobre o restante.
Vale-refeição ou alimentação: costuma ser obrigatório por convenção, e o valor varia muito por categoria.
Plano de saúde: tratado como diferencial, mas é decisivo em segmentos disputados.
Equipamento e software: notebook, licenças e acesso a sistemas.
Treinamento e integração: as semanas de baixa produtividade do começo têm custo.

Para ilustrar, suponha R$ 600 por mês de vale-refeição e R$ 150 de vale-transporte líquido do desconto do empregado (valores hipotéticos). O custo do exemplo do Simples sobe de R$ 3.984,67 para R$ 4.734,67, ou 1,58 vez o salário. Fora do Simples, chega a R$ 5.695,00, ou 1,90 vez.

Há ainda o custo de sair. Aviso prévio, saldo de férias e 13º proporcionais, além da multa de 40%, entram na rescisão. Substituir alguém também exige recrutamento e curva de aprendizado. Empresas com rotatividade alta pagam esse custo várias vezes por ano, e ele raramente aparece no orçamento.

Dica prática: abra uma conta separada, ou ao menos uma linha de reserva no fluxo de caixa, para as provisões. Transferir R$ 114,67 (multa) mais R$ 583,33 (13º, férias e terço) por funcionário todo mês evita o susto de dezembro e de janeiro. Para projetar essas saídas no fluxo de caixa, conheça as ferramentas do CFOai.

Quanto precisa faturar para pagar uma contratação

Descobrir o custo é metade da decisão. A outra metade é saber quanto a empresa precisa vender a mais para que a contratação se pague. A fórmula é simples:

Faturamento adicional necessário = custo mensal ÷ margem de contribuição.

Suponha uma empresa com margem de contribuição de 30% (valor hipotético, já descontados impostos sobre vendas, comissões, frete e custo da mercadoria). Para cobrir os R$ 3.984,67 do exemplo do Simples:

R$ 3.984,67 ÷ 0,30 = R$ 13.282,23 por mês de faturamento adicional.
Com benefícios (R$ 4.734,67): R$ 15.782,23 por mês.
Fora do Simples (R$ 4.945,00): R$ 16.483,33 por mês.

Se a nova vaga é de vendas ou de atendimento, a pergunta é objetiva: a pessoa consegue gerar R$ 13 mil de venda extra por mês? Se a vaga é de retaguarda, o raciocínio muda para tempo economizado ou perda evitada, e o cálculo exige um indicador próprio, como horas liberadas do dono ou erros reduzidos.

Para calcular a margem de contribuição com rigor, use o roteiro de margem de contribuição com CMV, impostos e frete. Margem estimada no chute distorce todo o resultado.

Contrate somente depois de testar a demanda. Antes de abrir a vaga, confirme que o gargalo é capacidade, e não processo. Muitas vezes uma planilha melhor ou uma automação libera as horas sem criar folha fixa. Um custo fixo de quase R$ 4 mil por mês é difícil de desfazer, e o prazo de maturação de um novo contratado pode passar de três meses.

Erros de cálculo que distorcem o orçamento

Quem monta a planilha de custo pela primeira vez costuma cometer os mesmos deslizes. Eles parecem pequenos, mas se acumulam ao longo de doze meses e de várias contratações. Os cinco mais frequentes:

Esquecer a base ampliada do FGTS. Calcular 8% só sobre o salário deixa R$ 46,67 por mês fora da conta no exemplo, ou R$ 560,04 por ano por funcionário.
Tratar férias como custo de um mês só. O desembolso acontece uma vez, mas o custo nasce todo mês. Sem provisão, o caixa sofre no mês em que o empregado sai.
Ignorar o substituto nas férias. Se a função não pode parar, alguém cobre a ausência, e esse custo extra raramente entra na planilha.
Usar um percentual único de encargos. Regras como "encargos são 70%" ou "100% do salário" circulam sem premissa. Cada regime, anexo e convenção coletiva gera um resultado diferente.
Calcular só o salário de entrada. Dissídio e reajustes de convenção elevam a base todo ano, e os encargos sobem junto.

Para ver o efeito acumulado, compare o custo do primeiro ano do mesmo funcionário nos três cenários do artigo:

Cenário	Custo mensal (R$)	Custo em 12 meses (R$)
Simples, sem benefícios	3.984,67	47.816,04
Simples, com R$ 750 de benefícios	4.734,67	56.816,04
Lucro Presumido, sem benefícios	4.945,00	59.340,00

A distância entre o salário anual contratado (R$ 36.000) e o custo real mais baixo (R$ 47.816,04) é de R$ 11.816,04. Quem aprova a vaga olhando só para R$ 36.000 aprova um orçamento 25% menor do que o necessário. O erro vira rombo de caixa em poucos meses, principalmente quando a empresa contrata duas ou três pessoas ao mesmo tempo.

Revise a planilha a cada reajuste. Atualize salário, benefícios e alíquota de RAT sempre que a convenção coletiva mudar. Uma revisão semestral, com o contador, custa poucas horas e evita que o orçamento envelheça sem que ninguém perceba.

Outra prática útil é manter uma linha de custo por cargo, e não apenas o total da folha. Com ela, o dono vê quanto cada função pesa sobre o faturamento e identifica onde a produtividade por real gasto está mais baixa. Esse recorte também orienta a decisão entre contratar, terceirizar uma entrega ou automatizar uma tarefa repetitiva, e dá argumento objetivo para negociar prazos de contratação com a equipe e com os sócios.

CLT, MEI, PJ e temporário: o que muda no risco

O custo menor de outras formas de contratação tem um preço: o risco jurídico. A Justiça do Trabalho analisa a realidade da relação (subordinação, pessoalidade, habitualidade e onerosidade), e não o nome do contrato. Um prestador que cumpre horário, recebe ordens e trabalha só para a empresa pode ter o vínculo reconhecido, com cobrança retroativa de todos os encargos.

Modalidade	Quando faz sentido	Risco principal
CLT	Função permanente, com subordinação e rotina fixa	Custo fixo e rescisão onerosa
Prestador PJ ou MEI	Serviço pontual, entrega definida, autonomia real	Reconhecimento de vínculo se houver subordinação
Temporário	Picos sazonais, como Black Friday e Natal	Prazo máximo e hipóteses legais restritas
Aprendiz	Formação inicial, dentro da cota legal	Exige curso e jornada compatível

A leitura prática: use PJ para entregas, e CLT para rotina. Um designer que entrega três peças por mês é prestador. Um atendente que cumpre escala diária de oito horas é empregado. Tentar economizar os quase R$ 1.000 de encargos do exemplo com um contrato mal desenhado pode custar muito mais numa ação trabalhista.

Checklist antes de assinar a carteira

Antes de formalizar a contratação, passe por estas verificações:

Confirme o regime e o anexo: peça ao contador o enquadramento exato e se há Anexo IV ou outra regra especial.
Cheque a convenção coletiva: piso, adicionais, benefícios obrigatórios e data-base de reajuste.
Monte a planilha de custo: salário, provisões, FGTS, multa, benefícios e equipamento.
Calcule o faturamento mínimo: divida o custo pela margem de contribuição real.
Reserve as provisões: separe o dinheiro mensalmente, não apenas no mês de pagar.
Defina o período de experiência: contrato de até 90 dias, com metas objetivas de avaliação.
Documente a função: descrição de cargo, jornada e controle de ponto quando exigido.

O passo 3 exige disciplina. Muitas planilhas de PME esquecem o terço de férias e o FGTS sobre 13º, e por isso subestimam o custo em 2% a 4% do salário. Pequeno por funcionário, mas relevante quando a equipe cresce.

Conclusão

O custo de funcionário CLT equivale a cerca de 1,33 vez o salário no Simples dos Anexos I a III e 1,65 vez no Lucro Presumido, só com o mínimo legal. Com benefícios, passa de 1,5 vez em qualquer regime. Provisione 13º, férias, FGTS e multa mês a mês, calcule o faturamento adicional necessário e teste a demanda antes de criar custo fixo.

Se a próxima contratação já está planejada, qual é o número que a sua empresa precisa vender a mais por mês para que ela se pague, e você sabe de onde vem essa venda?

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário CLT para uma empresa do Simples Nacional?

Nos Anexos I, II e III, a conta básica fica perto de 1,33 vez o salário, porque a contribuição patronal já está dentro do DAS. No exemplo de R$ 3.000, o custo mensal provisionado é de R$ 3.984,67, sem benefícios.

Por que o custo no Lucro Presumido é maior?

Fora do Simples, a empresa recolhe à parte o INSS patronal de 20%, o RAT e as contribuições a terceiros. No exemplo, isso soma R$ 960,33 por mês a mais para o mesmo salário.

Vale provisionar a multa de 40% do FGTS?

Vale, porque ela só é paga na dispensa sem justa causa, mas o risco existe desde o primeiro mês. Provisionar R$ 114,67 por mês no exemplo evita um buraco de caixa na rescisão.

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